Verarbeitungstätigkeiten gem. Art. 30 DSGVO

Verarbeitungstätigkeit: Mitgliederverwaltung

Datum der Einführung: 25.05.2018

Datum der letzten Änderung: --.--.----

1. Verantwortlicher Fach- bereich

Geschäftsführer

2. Betroffene Personen- kategorie

Mitglieder

3. Kategorien der personen- bezogenen Daten

3.1. Vorname, Nachname

3.2. Geschlecht

3.3. Geburtsdatum

3.4. Anschrift (Straße, Hausnummer, PLZ, Ort)

3.5. Telefonnummer

3.6. E-Mail-Adresse

3.7. Bankverbindung

3.8. Datum des Vereinsbeitritts

3.9. Abteilungs-/Mannschaftszugehörigkeit

3.10. Funktionen im Verein

3.11. Lizenzerwerb/Spielerpass

3.12. Sportliche Einsätze

3.13. Bilderveröffentlichungen

4. Zwecke der Verarbeitung

4.1. Verwaltung der Mitgliedschaft einschließlich der Durchführung des Mitgliedschaftsverhältnisses und der Öffentlichkeitsarbeit

4.2. Beitragseinzug

4.3. Lizenzerteilung durch den Landesfachverband

5. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

zu 3.1 bis 3.4., 3.8 bis 3.12: erforderlich zur Vertragserfüllung gem. Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO

zu 3.5 bis 3.7: aufgrund einer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 a) DSGVO

3.13.: aufgrund einer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 a) DSGVO und zur Wahrung berechtigter Interessen gem. Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO i.V.m. § 22 ff. Kunsturhebergesetz

6. Kategorien von Empfängern

6.1. Interne Empfänger:

Geschäftsstelle: 3.1. bis 3.11.

Geschäftsführer: 3.1. bis 3.6., 3.8. bis 3.11.

Schatzmeister: 3.1., 3.2., 3.3., 3.7., 3.8., 3.9., 3.11.

Abteilungsleiter: 3.1. bis 3.6., 3.8. bis 3.12.

Trainer: 3.1. bis 3.6., 3.8. bis 3.12

6.2. Externe Empfänger:

Landesfachverband: 3.1. bis 3.4., 3.8., 3.12.

Sparkasse Lippstadt, Volksbank Hellweg: 3.1., 3.7.

7. Fristen für die Löschung der verschiedenen Daten- kategorien (Art. 30 Abs. 1 S. 2 lit. f) DSGVO)

7.1. Löschung innerhalb eines Monats nach Beendigung der Mitgliedschaft:

3.4 bis 3.7, 3.11

7.2. Löschung nach Ablauf von 10 Jahren nach Beendigung der Mitgliedschaft:

3.1. bis 3.3., 3.8 bis 3.9.

Innerhalb dieses Zeitraums erfolgt die Einschränkung der Verarbeitung ausschließlich für steuerliche Zwecke.

7.3. Dauerhafte Speicherung der Daten im Vereinsarchiv für Zwecke der Vereinschronik:

3.1, 3.9, 3.10, 3.12, 3.13.

Die Verarbeitung (Speicherung und Veröffentlichung) erfolgt zur Wahrung berechtigter Interessen des Vereins, solange kein Widerspruch durch die betroffene Person vorliegt.

8. Technische und organisa-torische Maßnahmen (TOM) gemäß Art. 32 Abs.1 DSGVO (Art. 30 Abs. 1 S. 2 lit. g) DSGVO)

8.1. Datenschutzordnung des TuS GW Allagen1926 e.V.

8.2. Art der eingesetzten Datenverarbeitung

• Mitgliederverwaltung: MS Office Programme

• Buchungsprogramm der Sparkasse

8.3. Konkrete technische und organisatorische Maßnahmen

8.3.1. Zugangs-/Benutzerkontrolle: Passwortvergabe durch Geschäftsführer (6-stellig mit Buchstaben, Ziffern und Sonderzeichen), Vergabe durch Geschäftsführer, Kopie des Passwortes an 1. Vorsitzende und 2. Vorsitzende,

8.3.2. Zugriffskontrolle: Berechtigungskonzept vorhanden, Protokollierung des Zugriffs und der vorgenommenen Veränderungen.

8.3.3 SSL-Verschlüsselung

Verarbeitungstätigkeit: Verwaltung der Übungsleiter/innen  und Jugendleiter/innen

Datum der Einführung: 25.05.2018

Datum der letzten Änderung:

1. Verantwortlicher Fach- bereich

Abteilungsleiter/in

2. Betroffene Personen- kategorie

Übungsleiter

3. Kategorien der personen- bezogenen Daten

3.1. Vorname, Nachname

3.2. Geschlecht

3.3. Geburtsdatum

3.4. Anschrift (Straße, Hausnummer, PLZ, Ort)

3.5. Telefonnummer

3.6. E-Mail-Adresse

3.7. Bankverbindung

3.8. Beginn der Tätigkeit

3.9. Erklärung Ehrenkodex

3.10. Ergebnis der Einsichtnahme in das erweiterte Führungszeugnis

3.11. Einsatzzeiten und Zahlungen

3.12. Lizenzen inkl. Lizenznummer

3.13. Erklärung über die Inanspruchnahme des Übungsleiterfreibetrages

3.14. Anfertigung eines Übungsleitervertrages

4. Zwecke der Verarbeitung

4.1. Verwaltung der eingesetzten Übungsleiter/innen,  Jugendleiter/innen einschließlich der Abrechnung

5. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

zu 3.1 bis 3.14: erforderlich zur Vertragserfüllung gem. Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO

6. Kategorien von Empfängern

6.1. Interne Empfänger:

Geschäftsstelle: 3.1. bis 3.6., 3.8. bis 3.9., 3.11. bis 3.14.

Geschäftsführer: 3.1. bis 3.14.

Abteilungsleiter: 3.1. bis 3.12

Schatzmeister: 3.1., 3.7., 3.11.

Kinderschutzbeauftragter: 3.9., 3.10.

6.2. Externe Empfänger:

Landessportbund: 3.1. bis 3.4., 3.9., 3.12.

Sparkasse Lippstadt, Volksbank Hellweg: 3.1., 3.7.

7. Fristen für die Löschung der verschiedenen Daten- kategorien (Art. 30 Abs. 1 S. 2 lit. f) DSGVO)

7.1. Löschung innerhalb eines Monats nach Beendigung der Tätigkeit:

3.5. bis 3.7., 3.9., 3.10.

7.2. Löschung nach Ablauf von 10 Jahren nach Beendigung der Tätigkeit:

3.1. bis 3.4., 3.8., 3.11. bis 3.13.

Innerhalb dieses Zeitraums erfolgt die Einschränkung der Verarbeitung ausschließlich für steuerliche Zwecke.

8. Technische und organisa-torische Maßnahmen (TOM) gemäß Art. 32 Abs.1 DSGVO (Art. 30 Abs. 1 S. 2 lit. g) DSGVO)

siehe Einzelblatt B.